ด้วยข้อจำกัดช่วงนี้สถานะการณ์บ้านเมืองเปลี่ยน บริษัทต่างๆ มีนโยบายให้เราทำงานที่บ้าน เมื่อสภาพแวดล้อมพื้นที่ทำงานของเราเปลี่ยน จากธรรมดาที่ต้องเข้าออฟฟิศทำงาน
ปัญหาและสิ่งรบกวนต่างๆ อาจทำให้เราเสียสมาธิ จนไม่สามารถทำงานเสร็จจะมีอะไรบ้าง บทนี้เราจะพาคุณให้รู้จักกับสิ่งหนึ่งที่ช่วยให้เราทำงานแบบไม่ติดขัด ดั่งเครื่องยนต์สมรรถนะเยี่ยม
Toggl คืออะไร
เป็นโปรแกรม Time Tracking ช่วยให้เราจับเวลางานที่จะทำ และ report เวลาทำงานตามช่วงที่เราต้องการ
ผมไม่ได้ทำงานประจำตั้งแต่เรียนจบมา ความคิดที่ว่าทำงานอยู่บ้านก็ดี แต่เมื่อเริ่มลงมือทำจริง ผลลัพธ์กลับไม่เป็นตามเป้าหมาย ลักษณะการทำงานที่บ้านจะมีสิ่งอื่นเข้ามาแทรกอยู่บ่อยๆ บางทีเผลอเล่นบ้าง
ด้วยความเป็นอิสระ ไม่มีเจ้านายกดดัน หรือเพื่อนร่วมงานที่คอยเหน็บแนม เมื่อเราเข้างานสายหรือกลับบ้านก่อนเวลา ดังนั้น จึงได้ลองใช้ toggl เข้ามาจัดการปัญหา
แนะนำวิธีใช้โปรแกรม และฟังก์ชันที่ใช้บ่อย ดังนี้
- โหลดโปรแกรมสำหรับ Desktop เพราะโปรแกรมจะเด้งเตือนขึ้นเมื่อเราลืม tracking เวลางาน
- เมื่อขี้เกียจใส่คำอธิบายสิ่งที่จะทำ ก็กดเริ่มจับเวลาไปเลย หลังจากที่ทำงานเสร็จจึงมาแก้ไข แต่ส่วนมากผมจะใส่คำอธิบายไว้เลย เพราะจะช่วยทำให้รู้งานที่จะทำชัดเจน
- สามารถแก้ไขเวลาได้ขณะที่จับเวลา ถึงจะมีฟังก์ชันช่วยแจ้งเตือน แต่บางทีก็ลืม ระบบก็มีความสามารถให้เราแก้ไขเวลาได้
- หากทำหลายโปรเจคในช่วงเวลาเดียวกัน โปรแกรมก็มีส่วนจัดการ client เราก็ระบุว่างานนี้เป็นของลูกค้าใด
- dashboard ช่วยให้เราดูภาพรวมเวลาทำงาน สรุปเวลาให้ และเราสามารถเลือกงานที่ต้องการจะดูได้ ตามวัน client project อื่นๆ แต่ข้อจำกัดโปรแกรมบน Desktop ไม่มี dashboard แต่ก็สามารถดูผ่านเว็บได้
เหตุผลที่ชอบ Toggl เพราะใช้ง่าย และออกแบบได้ถูกใจ ขนาดพื้นที่ของโปรแกรมมีขนาดเล็กกระทัดรัด เราใช้แค่ใส่หัวข้องานที่จะทำ แล้วกดปุ่มจับเวลาเท่านั้น
ประโยชน์หลังการใช้ time tracking
- โฟกัสกับงานสูงขึ้น การแข่งกับเวลาทำให้เกิดความกดดัน และความเครียด แต่เครียดแค่ช่วงหนึ่งดีกว่างานเราไม่เสร็จ
- เมื่อมีแจ้งเตือนต่างๆ เด้งขึ้นมาในขณะที่กำลังบันทึกเวลา หรือเผลอเข้าไปเล่นโซเชียลเน็ตเวิร์ค เราจะตระหนักรู้ได้ทันที แล้วก็กลับมาทำงานต่อได้
- เวลาที่บันทึกไว้จะเป็นตัวช่วยที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น มันจะช่วยในการนำมาประเมินเวลาของงานชิ้นต่อไปได้ และอีกมุมหนึ่งมันช่วยให้เราคิดราคาลูกค้าได้อย่างตรงไปตรงมา (แต่ไม่สามารถใช้ได้กับงานทุกประเภท)
- คนในทีมงานสามารถดูจำนวนเวลาของเรา และติดตามสิ่งที่ทำอยู่ได้
ข้อจำกัด
การจับเวลาทำงานนั้นจะเหมาะสมกับงานที่ไม่ต้องใช้ความรู้ใหม่ ควรเป็นงานที่เราทำได้โดยไม่ติดปัญหายาก อย่างการสร้างเว็บที่เราสามารถควบคุมได้ มีวัตถุดิบที่สามารถทำให้จบงานได้ และงานเหล่านั้นมักเป็นงานง่ายๆ ที่ซ้ำซาก เป็นงานที่มีขั้นตอนที่ตายตัว
และวิธีคิดราคาจากจำนวนเวลาทำงาน จะไม่เหมาะกับงานที่ต้องใช้ความรู้ที่เป็นเทคโนโลยีใหม่ เพราะสิ่งสำคัญของคนทำงานกลุ่มนี้ไม่วัดจากเวลาที่ใช้ในการทำงาน แต่เป็นความรู้เกี่ยวกับงาน ความเชี่ยวชาญ และต้องอาศัยพื้นฐานองค์ความรู้
สุดท้าย
เรื่องเวลากับการพัฒนาซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่นั้นจะไม่สำเร็จตรงเวลาที่ตั้งไว้ ถึงแม้ว่าเราจะวิเคราะห์ ออกแบบไว้อย่างดี แต่ก็หนีไม่พ้นปัญหาต่างๆ ที่แทรกเข้ามาอย่างที่เราคาดไม่ถึงได้